Omfattning

Avsnittet beskriver den webbaserade utvärderingsmodulen. Modulen klarar helt eller delat anbud, lägst pris och ekonomiskt mest fördelaktiga kombinerat med rangordning. 

Relaterade avsnitt

- Se Skakrav och utvärderingsanalys
- Se Skapa utvärderingskriterier
- Se Klistra in Skakrav och Utvärdering

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Du måste ha tilldelats rättigheten skapa/redigera Upphandlingar av din administratör i e-Avrop
  2. Du måste ha valt anbudsinlämning on-line i upphandlingens grunduppgifter

Innehåll

Om utvärderingsmodellen
Gemensamma funktioner
Importera
Sortera
Kopiera från Word och Excel
Granska
Brödtext

Skapa skakrav
Lägg till ett Skakrav
Lägg till ett Skakrav för begäran av Bilaga
Hur ska jag använda Skakrav?

Om utvärderingsmodellen

Valet av utvärderingsmodell sätter gränser för utformningen av upphandlingsdokumentet. Upphandlingsdokumentet är i sin tur är helt avgörande för vilka anbud som inkommer och vilka egenskaper dessa anbud har. Utvärderingsmodellen står därför i centrum i alla upphandlingar och är i och med det den enskilt viktigaste faktorn vid upphandling.

e-Avrop använder bara så kallad monetär utvärdering eller vikt genom prissatt kvalitet där alla utvärderingskriterier är prissatta. Utvärderingen påverkar sedan anbudets pris som ett påslag för andelen ej uppfyllt mervärde och/eller som ett avdrag för andelen uppfyllt mervärde. Anbudet får då ett nytt pris, så kallat jämförelsetal. Lägst jämförelsetal vinner upphandlingen. De olika avdragen och eller uppräkningarna är utvärderingskriteriernas vikt.

 

Gemensamma funktioner

Utvärderingsmodulen innehåller en funktion skakrav och en funktion för utvärdering. Detta avsnitt behandlar gemensamma funktioner för dessa.

  Importera

Du kan importera skakrav och utvärderingskriterier från alla tidigare upphandlingar. Du kan filtrera på ansvarig upphandlare, dokumenttyp, varugrupp, publiceringsår och upphandlingsform.

Om du har ständigt återkommande krav är det lämpligt att du skapar en upphandling som du döper till Mall. I denna upphandling skapar du de skakrav och utvärderingskriterier som ofta återkommer. Du får på så sätt möjlighet att snabbt skapa en utvärdering med era standardkrav mm.

Importerad modell ersätter tidigare skakrav och eller utvärderingskriterier.

   Sortera

Med denna funktion kan du sortera ordningen på skakrav och utvärderingskriterier. Klicka på knappen Sortera. Ta tag i stycket med musen och dra det till den position det ska vara på och släpp det där.

Numreringen på det insorterade stycket ändras inte i detta läge. Klicka på knappen sortera en gång till och dina skakrav /utvärderingskriterier är sorterade enligt dina önskemål, nu mer rätt numrering.

   Kopiera från Word och Excel

Nu kan du kopiera skakrav och utvärderingskriterier både från Word och Excel.

Se Klistra in Skakrav och Utvärdering

OBSERVERA

Om ditt formulär har ca 100 rader eller mer kan det upplevas som mycket långsamt framför allt om du kör Internet Explorer 7 eller 8. Google Chrome, Safari och FireFox. är ca 35-50 gånger snabbare..

   Granska

Med denna funktion kan du förhandsgranska hur ditt formulär ser ut för leverantören. Formuläret som kommer upp är fullt fungerande. När du klickar på knappen Spara så stängs formuläret utan att sparas. Vi rekommenderar att du använder denna funktion för att kontrollera dina skakrav och utvärderingskriterier innan du publicerar upphandlingen

   Brödtext

Nu kan du lägga till brödtext i både skakrav och utvärdering. Funktionen innebär att du kan göra bättre beskrivningar utan att avsnittet utvärderas.

Brödtext kan lämpligen användas som ingress i varje nytt avsnitt och övergripande klargöra vad du förväntar dig av leverantören. 

____________________________________________________________ 

 Skapa skakrav

Från upphandlingsprojektets Checklista väljer du Skapa skakrav. Skakrav som skapas i denna modul gäller för hela upphandlingen och måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna lämnas in.  Funktion skapar ett webbaserat formulär där leverantören besvarar upphandlingens skakrav.

Om du avser att ställa krav i delat anbud ska dessa krav ställas i aktuell del i utvärderingsmodulen. Dessa krav gäller då bara för den aktuell delen och inte för hela upphandlingen.

Skakraven består av en eller flera grupper, exempelvis Leveransvillkor, Krav på Leverantören mm. Varje sådan grupp kan ha ett eller flera skakrav och ett eller flera krav på att en viss fil ska bifogas anbudet.

Klicka på knappen Ny grupp för att lägga till en grupp med en rubrik. Klicka på Nytt krav eller Krav på bilaga för att lägga till ett krav som leverantören ska uppfylla.

Funktionerna i menyn är beskrivna i föregående avsnitt, Gemensamma funktioner

Exempel på vyn med en skakrav, krav på bilaga och brödtext

 

Lägg till ett skakrav

Klicka på knappen Nytt krav för att lägga till skakrav i listan. Om kryssrutas Textsvar markerats i ett krav - har leverantören - förutom möjligheten att acceptera skakravet - också möjlighet att skriva en kommentar till kravet. Funktionen är användbar för att ta in exempelvis uppgifter om referenser, hänvisning till bilagor eller andra efterfrågade bevis.

 

Lägg till ett skakrav på bifogad bilaga

Klicka på knappen Krav på bilaga för att lägga till ett krav som medför att leverantören måste bifoga en viss fil vid anbudsinlämningen. Som upphandlare bestämmer du namnet på bilagan samt anger en beskrivning av vad du förväntar dig att bilagan ska innehålla.

 

Hur ska jag använda skakrav?

Man kan naturligtvis bara lista alla skakrav som leverantören ska uppfylla rakt upp och ned. Men det kan ändå vara på sin plats att tänka igenom vad ett skakrav är. Allt som oftast förekommer en sammanblandning av skakrav och kontraktsvillkor eller mellan skakrav och specifikation.

Vi kan ha skakrav där vi skriver att leverantören inte får påföra faktureringsavgifter eller att leverans ska ske inom en viss tidsperiod. Dessa krav behöver inte vara skakrav utan kan i stället, med fördel, vara villkor i avtalet. Kraven utgör då grundförutsättningen för att över huvud taget inkomma med anbud. Ett exempel på det är att man nästan aldrig ser en skrivning på att betalning sker 30 dager efter godkänd faktura, denna formulering återfinner man i princip alltid i avtalet.

Vi bör inte heller dela upp specifikationen i prisfrågan i ett skakrav och en specifikation. Ett exempel på det är om vi har skakrav på att läraren ska ha minst 2 års yrkeserfarenhet och ett utvärderingskriterium där man ska lämna pris på en lärare. Det är betydligt bättre att skriva in skakravet i prisfrågan ”lämna pris på en lärare med 2 års yrkeserfarenhet”. Formuleringen gör att vi slipper skakravet och specifikationen blir enkel för leverantören att förstå.

Om vi trots allt måste ha väldigt många skakrav är enklast att samla alla dessa i ett dokument som du exempelvis döper till ”Sammanställning av skakrav” Du behöver då bara ett skakrav i modulen :

 -Ja jag accepterar alla skakrav i bilaga Sammanställning av skakrav