Inledning
Analysen utgår från de egenskaper som krävs för att tillgodose vårt behov. Kombinationen - hur angelägen egenskapen är (Angelägenhet) och hur skadligt det är (Skadevärde) om den inte ingår - visar om egenskapen ska utgå eller vara med i upphandlingen.
I analysen avgörs också om egenskapen är subjektiv eller objektiv (hård eller mjuk). I och med det avgörs också vilket sätt egenskapen ska ingå i upphandlingen.
Syftet med analysen är att möjliggöra systematisk avtalsuppföljning genom att ha rätt skrivning i avtalet. Vi kan aldrig följa upp något som vi inte har avtalat. Det enda vi kan följa upp med någon juridisk verkan är leverantörens acceptans av ställda krav och leverantörens egna utfästelser i sitt anbud.
Innehåll
Risk och sårbarhetsanalys
Skakrav och utvärderignsanalys
Angelägenhet
Skadevärde
Bedömning vid analys
Objektiv och subjektiv utvärdering
Objektiva kriterier
Subjektiva kriterier
Se även Avtalsuppföljning
Att använda analysmodulen
Analysmodulen låter dig strukturera och skilja mellan egenskaper som anbudet måste innehålla (avtalsvillkor/skakrav) och egenskaper som ska utvärderas. I analysmodulen kan du också dokumentera vad som ska beaktas vid avtalsuppföljning (egen modul. Läs mer här ) och vid avvikelse rapportering.
Klicka på knappen Ny egenskap för att lägga till en önskad egenskap som ska analyseras.
Om en egenskap ska utgå, utvärderas eller ska vara ett avtalsvillkor (skakrav) bestäms av egenskapens kombination av angelägenhet och skada. (se Matris över analysvärden och dess betydelse) Efter analysen anger du om egenskapen är objektiv eller subjektiv
Här ska du dokumentera hur egenskapen ska hanteras i avtalet, avtalsuppföljningen, avvikelserapporteringen och i utvärderingen.
Om egenskapen är objektiv är det antingen ett avtalsvillkor (skakrav) eller utvärderingskriterium. Här ska leverantören utvärdera sig själv genom att göra en utfästelse eller genom att acceptera ställda krav.
Om egenskapen är subjektiv kan den antingen vara något som kan testas vid anbudsöppningen eller en önskan om att leverantören har ett visst beteende. För varje egenskap föreslår analysmodulen att du dokumenterar olika nyckeltexter. Syftet är att säkerställa att upphandlingsdokumentet har rätt krav på kvalitet och att vi har rätt verktyg för avtalsuppföljning under avtalsperioden.
Du kan lägga till flera önskade egenskaper och göra en analys för var och en av dessa. Du kan också redigera analyser du redan gjort i projektet. För varje egenskap föreslår analysmodulen vad du bör dokumentera. Du kan välja att dokumentera en eller flera av de föreslagna texterna för varje analyserad egenskap.
När du är klar klickar du på Granska uppe i menyn till analysmodulen. Alla egenskaper och analyser skrivs ut i ett dokument. Analysen är nu grupperad på Avtalsvillkor, utvärdering, instruktioner vid avvikelserapportering, instruktioner vid avtalsrevision samt eventuella skakrav. Dokumentet ska användas som stöd när du skapar upphandlingen samt när du ska dokumentera hur ett avtal ska följas upp under avtalsperioden.
Analysmodulen är en fristående modul. Det innebär att det inte finns något systemkrav på att använda resultatet från en analys när den väl är genomförd.
Analysen kan användas till att ingå i upphandlingen, styra vissa delar eller endast användas som en fingervisning av hur vi bör strukturera vårt avtal och vår upphandling.
Om analys
Risk- och sårbarhetsanalys
Industrin och det offentliga har under många år gjort risk- och sårbarhetsanalyser. Analyserna handlar ofta om mycket komplexa scenarier allt från naturkatastrofer till kärnkraftsolyckor. Men det görs också skäligen enkla analyser för exempelvis mjukdjur som ska CE-märkas. Syftet med metoden är att på ett tidigt skede - innan någon skada inträffat - synliggöra konsekvenser och behov av anpassningar och beredskap. Färdiga organisationer och handlingsplaner för dessa risker kan alltså skapas på förhand.
Förenklat kan vi säga att vi listar ett antal risker och bedömer sannolikheten för att någon av dessa ska inträffa. Bedömningen noteras på en skala mellan 1 och 5. I nästa steg bedömer vi hur skadligt det är om den definierade risken skulle inträffa. Även denna bedömning sker med samma skala där 1 leder till plåster och 5 leder till allvarliga personskador, alternativt dödsfall. Graden av sannolikheten multipliceras med skadevärdet och vi får på så sätt fram ett riskvärde. Om vi har ett högt sannolikhetsvärde i kombination med ett högt skadevärde får vi en hög riskpoäng. Men om sannolikheten är mycket låg (exempelvis risken att vi ska bli träffad av blixten) så utgår denna händelse ur analysen, även om skadevärdet för att bli träffad av blixten måste anses vara extremt högt.
Riskvärden från 1-9 kan utgå. Riskvärden från 10 och uppåt måste vi ägna särskild uppmärksamhet och skapa handlingsplaner för, alternativt åtgärda vår produkt innan den släpps på marknaden.
Skakrav och utvärderingsanalys
Vi använder en variant av risk- och sårbarhetsanalys för att fastställa skakrav och utvärderingskriterier. Risk- och sårbarhetsanalyser listar ett antal scenarier. Vi listar enligt samma modell ett antal egenskaper som vi vill att vinnande anbud ska ha.
Brainstorming är en lämplig arbetsmetod att använda i referensgruppen i detta steg. Det är härvid viktigt att en av brainstormingens huvudprinciper följs: Det får inte förekomma någon kritik av föreslagna alternativ i detta skede. Vi listar helt enkelt alla förslag som kommer fram.
I nästa steg analyseras alla förslag ur ett verksamhetsperspektiv. Nu kan vi ta bort olämpliga och feltänkta förslag. Det görs genom att vi bedömer förslagens angelägenhet kombinerat med dess skadevärde.
Angelägenhet
Hur angelägen är egenskapen? Det vill säga: Hur gärna vill brukarna (personalen) att varan eller tjänsten ska ha just denna egenskap? Angelägenhetsgraden är ett mått på vad brukarna önskar sig. Den representerar brukarens viljeyttring och ska också ses med brukarens ögon.
Skadevärde
Hur skadligt är det om egenskapen inte levereras? Skada är vad som händer med vår arbetsprocess om inte varan eller tjänsten har den önskade egenskapen. Blir det stopp i produktionen? Kan vi inte använda det som levereras eller får vi svårt att utföra vårt verksamhetsuppdrag på ett tillfredsställande sätt? Skadevärdet bedöms av upphandlaren och den som är ekonomiskt verksamhetsansvarig. Skadevärdet är en ekonomisk term.
Bedömning vid analys
Bedömningen av angelägenhet och skada sker i fem steg:
1. inget
2. mycket låg
3. låg
4. hög
5. Mycket hög
Angelägenhet och skadevärde multipliceras och vi får fram analysvärdet. Om angelägenhet och skada sammanfaller (d.v.s. hög angelägenhet och högt skadevärde) är den önskade egenskapen ett avtalsvillkor som ska vara uppfyllt (ett skakrav). Om angelägenhet och skada inte sammanfaller (exempelvis mycket låg angelägenhet men hög skada) är egenskapen ett utvärderingskriterium. Om både angelägenhet och skada är låga utgår kriteriet.
Som tabellen ovan visar är inte angelägenhet och skadevärde värda lika mycket. Skadevärdet är överordnat angelägenheten. Exempelvis om brukarna tycker att en viss egenskap inte har någon angelägenhet alls men skadevärdet är mycket högt behandlas egenskapen som något som anbudet verkligen måste innehålla. Egenskapen blir därför ett avtalsvillkor/skakrav som ska vara uppfyllt. (jämför pos 5 och 21).
Skalan vi arbetar med går formellt från 1 till 5 men är i realiteten en 4-gradig skala eftersom värdet 1 är en punkt och betyder ”inget värde” och värdena 2 till 5 går från ”Mycket lågt” till ”Mycket högt” där värdena representerar ett spann. Skalan saknar därför medelvärde. Valet av skala gör att vi undviker bekvämlighetsval”
Det går inte att välja ett värde som är ”lagom”, ett värde mitt emellan högt och lågt. På grund av det tvingas vi tänka igenom varje värde och välja sida och fatta ett beslut.
Eftersom all utvärdering verkar prisdrivande är det är det viktigt att ha en metod som ger oss "rätt" kvalitet i stället för högsta kvalitet.
Högsta kvalitet innebär troligtvis att vi betalar ett överpris för något vi inte är i behov av. Rätt kvalitet ger oss där emot en vara/tjänst som är tillräckligt bra till lägsta pris.
Objektiv och subjektiv utvärdering
Man kan lätt få intrycket att subjektivitet kan vara problematisk vid utvärdering och att det subjektiva skulle innebära en form av osäkerhet. Det är en missuppfattning. Om vi subjektivt bedömer bekvämlighet för arbetskläder så är vår bedömning alltid rätt. Vi har ingen anledning att bedöma obekväma plagg som bekväma eftersom vi själva ska bära dem. Att bedöma illasmakande mat som god eller fula byggnader som vackra blir ett skott i foten som bara skadar oss själva.
Av ren självbevarelsedrift gör vi naturligtvis den bedömning som blir bäst för oss som ska använda det vi upphandlar. Det blir också mycket svårt för en leverantör att ifrågasätta vår bedömning då ingen kan påstå att vi inte tycker det vi tycker. Detta förutsätter dock att vi gör subjektiva bedömningar av subjektiva egenskaper.
Subjektiva egenskaper kan bara utvärderas genom att vi beskriver vår upplevelse av dem. Hit hör passform, smak, användarvänlighet och skönhet o.s.v. Problemet med subjektiv bedömning uppstår när vi använder subjektiv bedömning på objektiva egenskaper. Exempelvis om vi bedömer hur mycket bensin en bil drar eller om vi efter genomläsning av ett anbud ger en leverantör bedömningen ”gedigen och genomarbetad vårdmetodik”
Problemet består i att vi underlåter att beskriva vad som avses med en gedigen och genomarbetad vårdmetodik i upphandlingsdokumentet. Vid utvärderingstillfället däremot - vet vi vad en leverantör måste uppfylla - för att bli bedömd på detta sätt.
Eftersom det inte är känt i förväg vad en leverantör måste uppfylla för att få en viss poäng kan bedömningen alltid utmanas och ifrågasättas av leverantören i efterhand.
Man måste skilja på objektiva och subjektiva egenskaper och på objektiva och subjektiva utvärderingsmetoder. Objektiva egenskaper ska utfästas av leverantören genom att han utvärderar sig själv och talar om vad som kommer att levereras eller garanteras. Vi kan då skriva in det i avtalet. Subjektiva egenskaper ska bedömas med subjektiva metoder av upphandlaren.
Subjektiva bedömningar av objektiva egenskaper gör det enklare för leverantören att ifrågasätta vår bedömning. Risken för att leverantören på objektiva grunder kan visa att vi gjort en felaktig bedömning - alternativt att vi behandlat liknande anbud olika - ökar. Metoden är ett exempel på en dålig affärsmodell och inbjuder dessutom till överprövning.
Låt oss säga att vi upphandlar ett saneringsarbete. Vi gör då en bedömning av leverantörernas projektorganisation. Är den tillräckligt bra för att lyckas genomföra saneringsarbetet?
Om vi gör en subjektiv bedömning av projektorganisationen, då vet leverantören inte hur mycket ”krut” han ska lägga på sin projektorganisation, eftersom underlaget inte beskriver hur omfattande den måste vara för att erhålla en viss bedömning. Man kan tycka att en överdimensionerad projektorganisation är något bra om den ändå utför det avtalade arbetet. Men en alltför stor organisation är också dyrare utan att ha ett mervärde for oss som ska betala.
Ur ren affärssynpunkt är det ännu mer problematiskt att vi som upphandlare inte med säkerhet kan säga vad vi har utvärderat eller om det vi har bedömt svarar mot ett verkligt behov i vår organisation. Vi famlar i blindo åt båda håll, så att säga. Leverantören vet inte vad han eller hon ska offerera för att vara tillräckligt bra. Och vi vet inte om det vi har utvärderat svarar mot ett verkligt behov i vår organisation, eftersom vi saknar analys.
Metoden leder till osäkra avtal. Det är svårt att med juridisk exakthet avtala att leverantören ska leva upp till vår åsikt om anbudets innehåll. Leverantören kan alltid hävda att vår bedömning (som gav honom vinsten) är en felaktig tolkning av leverantörens anbud och kan komma att processa om det.
Analysens modell
Genom att ange angelägenhet och skada har vi fått ett mått på hur viktig en viss egenskap är. I nästa steg ska vi avgöra om egenskapen är objektiv eller subjektiv. För alla objektiva kriterier utvärderar leverantören sig själv genom att göra en utfästelse. För alla subjektiva kriterier gör upphandlaren en bedömning.
Objektiva kriterier
Objektiva kriterier kan mätas och har egenskaper som går att påvisa. Det är också bara objektiva egenskaper som kan vara skakrav/avtalsvillkor och som kan revideras i sak.
Exempel på objektiva egenskaper:
- formell kompetens
- typ av kvalitetssystem
- hur mycket bensin bilen drar
Subjektiva kriterier
Subjektiva kriterier kan delas in i två grupper: De egenskaper som kan testas vid anbudsöppningen och egenskaper som är önskade beteenden vi vill se från leverantörens sida.
Exempel på subjektiva egenskaper som kan testas:
- hur goda smörgåsarna är
- systems användarvänlighet
- passform på arbetskläder.
Exempel på subjektiva beteenden:
- Initiativförmåga
- Social kompetens
- Självständighet
För att vi ska ha en rimlig chans att följa upp våra avtal måste vi ha en strukturerad uppföljning som kan tillämpas på samma sätt för alla avtal. För att det ska vara möjligt måste vi förbereda oss i god tid. Vi måste, så att säga, ”ta höjd” för uppföljningen redan när upphandlingsdokumentet skapas. Villkoren för avtalsuppföljning och avvikelserapportering skapar vi samtidigt som vi skapar skakrav och utvärderingskriterier.
Nedanstående matris beskriver skillnaden mellan objektiva och subjektiva egenskaper ur analysperspektivet. Beroende av om det är objektivt eller subjektiv utvärdering föreslår analysmodulen att olika funktioner ska dokumenteras i analysen.
Nedan visas en schematisk bild av analysprocessen och vilka åtgärder som ska vidtas vid olika utfall.
Analysprocessen
Diagrammet ovan visar skillnaden mellan objektiva krav och subjektiva beteende samt subjektiva egenskaper som kan testas vid anbudsöppningen. Beroende av vad analysen ger, förväntas du dokumentera olika saker för varje egenskap.