Bakgrund

Vi kan aldrig följa upp de vi inte avtalat. De enda vi med framgång kan följa upp är leverantörens egna utfästelser i sitt anbud och acceptansen av ställda krav. Avtalsuppföljning syftar till att följa upp de kvalitetskriterier leverantören accepterade och belönades för i sitt anbud.

Relaterade avsnitt
Skakrav och utvärderingsanalys är en funktion intimt förknippad med avtalsuppföljning. 

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

  1. Avtalsuppföljning måste vara aktiverad för er licens
  2. Du måste vara inloggad i e-Avrop med rättigheten avtalsadministratör

Innehåll

Aktivera avtalsuppföljning

Avvikelse rapportering

Uppföljning av avvikelser

Avtalsrevision

 

Aktivera avtalsuppföljning

Gå till avtalet och klicka på Redigera. Välj fliken Ansvar och markera Aktivera avtalsuppföljning.

1. Aktivera avtalsuppföljning 

Ett avtal har Ansvarig upphandlare en Avtalsägare (den vars behov vi tillfredsställer med upphandlingen) och en kvalitetsansvarig. Kvalitetsansvarig är den person som svarar för att sprida kunskapen om hur vi tillämpar avtalet på bästa sätt, den som informerar om våra rättigheter och skyldigheter.

Kvalitetsansvarig följer upp avvikelser och genomför avtalsrevision. Uppföljningen syftar till att kontrollera att de kvalitetskriterier vi belönade i upphandlingen verkligen har levererats under avtalsperioden samt att vi utnyttjar avtalen på rätt sätt och inte drar på oss onödiga kvalitetsbristkostnader på grund av felaktiga beteenden eller förväntningar.

Arbetsuppgifterna för kvalitetsansvarig

  • Informera om avtalet, om våra rättigheter och skyldigheter.
  • Leda arbetet med att utbilda användarna i hur de går till väga för att göra en avvikelserapport.
  • Följa upp och informera om hur arbetet med registrering av avvikelser efterlevs.
  • Vara länken mellan användare och leverantör i arbetet med ständiga förbättringar baserat på avvikelserapportering.
  • Revidera avtalet enligt fastställd revisionsplan.
  • Föreslå eskaleringsåtgärder vid uteblivna åtgärder gällande dokumenterade brister.
  • Agera sakkunnig i upphandlingsprojekt.

 När du klickar på Spara & Publicera avtalet visas en länk till vänster Till uppföljning

2. Till uppföljning

Om du följer länken kommer du till avtalets formulär för avvikelserapportering och avtalsuppföljning och kan göra de inställningar du anser vara nödvändiga för just detta avtal.

3. Nytt avvikelseformulär

Bilden som visas är uppföljningsformuläret för avvikelser och avtals uppföljning. Formuläret kan innehålla instruktioner till brukaren vida avvikelserapportering och instruktioner till kvalitetsansvarig vid avtals uppföljning/revision

 

Instruktioner för uppföljning

Klicka på pennan högst upp till höger i båda avsnitten 

4. Skriv formulärets instruktioner

Om du använt analysmodulen i upphandlingsprojektet då ligger alla instruktioner från analysen redan i formuläret. Du kan redigera texten, ta bort eller lägga till ytterligare instruktioner. Klicka på Spara när du är klar.

Ställ in formuläret

Klicka på knappen Till uppföljning. 

 5. Uppföljning

Här kan du ställa in formuläret att motsvara det du vill göra.

6. Ställ in formulärets intervall

Avtalen får en intern kvalitetsrating (A) som baseras på utfallet vid avtalsuppföljning /avvikelserapporteringen.

Ett avtal med många rapporterade brister får en låg rating, och som ett resultat av bristerna, ett kortare intervall mellan revisionerna (C). På samma sätt får ett avtal med få eller inga rapporterade brister en hög ranking och ett längre intervall mellan revisionerna.

Den bakomliggande tanken är att vi ska minska våra uppföljningsaktiviteter i takt med att avvikelserna minskar. Och att vi ska öka våra uppföljningsaktiviteter när data visar att bristerna är många.

Avtalets rating är beroende av antalet brister vid revision och storleken på bristen. Hur ofta ett avtal ska revideras är beroende av på avtalets nuvarande rating och ratingen efter genomförd revision.

Du kan spara ett annat förhållande mellan viss bris och allvarlig brist (B) samt ange ett eget revisionsintervall (C) genom att göra en inledande analys med önskade värden.

Intern Rating

Förhållandet mellan vikterna ”viss brist” och ”allvarlig brist” (B) anger hur många ”viss brist” det behövs för att svara mot en ”allvarlig brist” Beroende av förhållandet föreslås en beräknad kvalitetsrating vid revisionen. Systemet beräknar tre olika värden:

  1. Beräknad rating: Den rating revisionen får om man bara tar hänsyn till antalet avvikelserapporter med allvarlig och viss brist.
  2. Revisionsplan: Ett förslag på kommande revisionsplan som grundar sig på beräknad rating och om leverantören försämrat sig, förbättrat sig eller stått still i sin kvalitetsrating.
  3. Föreslagen rating: Ett förslag på leverantörens kvalitetsrating som är lika med medel på beräknad rating och aktuell rating avrundat uppåt eller nedåt beroende av om trenden är förbättring eller försämring av kvalitetsratingen.

 

7. Ratingtabell

Beräkningen av nytt revisionsintervall är beroende av föregående rating och den nya ratingen efter genomförd revision. Tanken är att det ska vara en viss inbyggd tröghet i förändringen av revisionsintervallet och att antalet revisioner kan öka eller minska i proportion till hur mycket leverantören försämrat eller förbättrat sig sedan förra revisionen.

Exempel:
Antag att ett avtal har kvalitetsrating på ”4 Godkänt - Smärre brister” och en innevarande revisionsplan med 2 revisioner per år.
Om leverantören vid en revision får 1 anmärkning av typen ”allvarlig brist” och 2 anmärkningar av typen ”viss brist” föreslås en ny rating på 3.

  Rating = 5-4*(2/10+1/3) = 2,86 som avrundas till ratingen 3 (Knappt  godkänt - Vissa brister).

Revisionsintervallet påverkas av den nya ratingen enligt nedan:

  Föreslagen rating – Förra ratingen = 3 – 4 = -1.

Kvalitetsrating har alltså sjunkit ett steg, från 4 till 3 vilket innebär att tiden mellan revisionerna krymper med 1, det vill säga från 2 ggr/år till 3 ggr/år. Försämringen i rating (många brister) leder således till fler revisioner och omvänt leder en ökning av kvalitetsratingen (få brister) till att tiden mellan revisionerna ökar.

 

Avvikelserapportering

För alla avtal där avtalsuppföljning aktiverats kan avvikelserapportering ske. Avvikelserapporter registreras av en inloggad brukare i avtalsdatabasen. Brukaren behöver inte ha några rättigheter i systemet men måste logga in med ett konto som har ert domännamn i e-postadressen.

En avvikelserapport kan vara vad som helst och kan användas för att fånga upp allmänt missnöje, allvarliga eller enklare brister.

8. Visning för inloggad brukare

I och med att användaren är inloggad visas namnet på avtalsägaren och kvalitetsansvarig. Klicka på knappen Rapportera avvikelse för att skapa en registrering

9. Registrera avvikelse

 

Uppföljning av avvikelser

Senast vid varje revisionstillfälle måste alla åtgärdade avvikelserapporter gås igenom och åtgärd beslutas. och genomför sedan avtalsrevisionen med utgångspunkt från periodens avvikelserapporter och de instruktioner vi skapade i analysen i projektgruppen.

När en avvikelse rapporteras skickas ett meddelande med avvikelsen till kvalitetsansvarig.

10. Exempel på meddelande med avvikelse

Du kan klicka på länken för att komma till avvikelsen eller så kan du gå till Mina sidor och klicka på Avtalsadministration i menyn till vänster och välja fliken Avtalsuppföljning

Uppföljning

I listan presenteras alla avtal där avtalsuppföljning är påslaget och du är kvalitetsansvarig.

 

11. Lista med avtal för uppföljning

  • Planerad anger det datum när avtalsuppföljning bör genomföras enligt plan. Röda datum är förseningar.
  • Avvikelser n/m där n är antalet ej klarmarkerade avvikelserapporter av totalt m inkomna.
  • Rapportering anger huruvida avvikelserapportering är aktiverat eller inte.
  • Uppföljning, ikonen är en länk till sidan för att administrera/genomföra avtalsuppföljning.

Klicka på ikonen med ögat under Uppföljning för den avvikelse du vill följa upp eller de avtal du vill arbeta med.

12. Avtalsuppföljning

Här kan du redigera instruktionerna för avtalsuppföljning och avvikelserapportering. Du kan stänga formuläret för ytterligare registreringar samt hantera registrerade avvikelser.

I listan Avvikelser visas alla ej behandlade avvikelser för avtalet. Klicka på texten under förstoringsglaset för att vidta en åtgärd.

13. Analys av avvikelse

Analysen innehåller i detta fall en fråga till leverantören:

Vad tänker ni vidta för åtgärder för att säkerställa att förseningarna upphör och våra leveranser kommer senast vid avtalad tidpunkt?

Vi klassificerar avvikelsen som en Allvarlig brist och sätter statusen till bevakning. Denna status är en flaggning av ärendet så att vi kan skilja ut ärenden på bevakning från ärenden av mindre allvarlig karaktär.

Om vi vill involvera leverantören eller den person som ursprungligen rapporterade avvikelsen klickar vi på knappen Meddelande

Återkoppling

Vi kan återkoppla ärendet och vår analys till alla berörda parter. I detta fall återkopplar vi till rapportören. En funktion som är nog så viktig då rapportören kan se att ansträngningen med att göra en avvikelserapport leder vidare. Vi återkopplar också till leverantören med en fråga om vilka åtgärder som kommer att vidtas. Vi sätter också ett datum/deadline för när frågan senast ska vara besvarad.

14. Återkoppling

Utöver att rapportören meddelas om eskaleringen i avvikelsen kan både upphandlaren och avtalsägaren meddelas. Meddelanet skickas via e-post och återfinns också under Mina sidor / Avtalsadministration i fliken Avtalsuppföljning.

 

Leverantören svarar

Leverantören får ett meddelande med ärendet samt en länk som han kan följa för att dokumentera sitt svar. Nedastående bild visas på Leverantörens Mina sidor

15. Meddelande till leverantören

Leverantören kan dels följa länken till avtalet dels klicka på länken till svarsformuläret. När leverantören klickar på meddelandet ”flaggas” meddelandet som läst hos upphandlaren.

16. Leverantören svarar

Leverantören besvarar begäran. Den skickas då till kvalitetsansvarig via e-post med en länk till ärendet/avtalet.


Kvalitetsansvarig avslutar ärendet

Nedan är ett exempel på hur ett svar från leverantören kan se ut som e-postmeddelande för kvalitetsansvarig. Klicka på länken för att komma till ärendet/avtalet

 17. Leverantörens svar till kvalitetsansvarig med e-post

 

Ärendet har nu kompletterats med leverantörens svar.

18. Leverantörens svar till kvalitetsansvarig i e-Avrop

Om vi är nöjda med svar och vidtagen åtgärd kan vi klarmarkera ärendet. Så fort alla ärenden är klarmarkerade, se bild 11, kan vi genomföra avtalsrevisionen.


Avtalsrevision

Vid avtalsrevision revideras leverantörens gjorda utfästelser och acceptans av ställda krav. Avtalsrevision genomförs av kvalitetsansvarig enligt en fastställd tidsplan. Intervallet med vilken revision sker, är beroende av utfallet av tidigare revisioner. När ett avtal är nytt genomförs avtalsrevisionen med en viss frekvens som bestäms av kvalitetsansvarig. En bra ledning till hur ofta ett avtal ska revideras kan härledas ur avtalets ekonomiska värde och strategiska betydelse. Klassificeringen av avtal kan göras med hjälp av nedanstående matris:

19. Värde och strategisk betydelse

Avtal av typen A är viktigare att följa upp än avtal av typen B som och så vidare. När vi inför avtalsuppföljning bör vi börja där det är som viktigast, med avtal av typen A, och successivt utöka antalet avtal vartefter.

Vi rekommenderar att avtal av typen A initialt revideras 4 -6 gånger per år. Avtal av typen B och C revideras 2-6 gånger per år. Avtal av typen D har både lågt värde och är av låg strategisk betydelse. Vi har troligtvis viktigare arbetsuppgifter än att revidera dessa avtal.

Nedan är en bild av hur dokumentationen i en revision /Avtalsuppföljningsrapport kan se ut. Avtalsrevisionen avslutas när du klickar på knappen Spara & Lås

20. Avtalsrevision

Formuläret har nu inga utestående avvikelse registreringar Nästa revisionstillfälle är beroende av accepterad eller tilldelad rating samt accepterat eller vald uppföljningsplan.

Avtalets kvalitetsavsnitt påverkas och visas enligt den genomförda revisionen.

21. Hur avtalets kvalitetsavsnitt visas för inloggad användare

Här kan vi se hur trenden för den interna ratingen är på neråtgående. Avtalet hade intern rating 5 innan revisionen. Efter revisionen fick avtalet 3, en minskning med 2. Nästa revision har också flyttats fram.

När du klickar på knappen Spara & Lås (Bild 20) hamnar avtalet i uppföljningshistoriken.

 

22. Rapporter

I den övre listan kan du granska och skriva ut en rapport för varje avvikelse. I den undre listan har du dels en sammanställning av alla avvikelser för det aktuella avtalet, dels en sammanställning av alla avtalsuppföljningar/revisioner.

Rapporterna är PDF-filer som kan sparas på din dator och/eller skickas med e-post till berörda parter i din organisation.